Review-Prozess etablieren
Ein strukturierter Review-Prozess stellt sicher, dass Ihre Mitarbeitenden schnell die für sie relevanten Publikationen finden. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie einen effektiven Review-Workflow etablieren.
So verbessern Review-Workflows die Literatursuche
Ein guter Review-Prozess verbessert die Literaturrecherche auf drei Arten:
- Aktuelle Literatur finden: Durch sorgfältig gepflegte Verknüpfungen finden Nutzer:innen direkt die neueste Auflage oder relevante Nachfolgepublikationen
- Gezielte Filterung ermöglichen: Einheitliche Kategorien und Fachgebiete ermöglichen die präzise Eingrenzung von Suchergebnissen
- Präzise Suchergebnisse erhalten: Einheitliche Fachbegriffe und Schlagworte helfen dabei, genau die gesuchten Publikationen zu finden
Den Review-Status mit der Qualitätsprüfung steuern
Librario bietet auf jeder Publikations- und Beitragenden-Seite (Beitragende sind z. B. Autor:innen oder Herausgeber:innen) eine Qualitätsprüfungs-Karte, mit der Sie den Review-Status pro Eintrag dokumentieren. Die Karte ist Teil der erweiterten Aufgabenverwaltung und in Tarifen mit dieser Option verfügbar. Der Workflow:
- Ein neuer Import startet als “Nicht geprüft”.
- Sie öffnen die Publikation und klicken Als geprüft markieren – oder fordern eine Prüfung an, wenn jemand anderes besser geeignet ist.
- Angeforderte Prüfungen erscheinen als Aufgabe auf dem Kanban-Board und können dort zugewiesen, bearbeitet und abgeschlossen werden.
Eine detaillierte Beschreibung der Karten-Aktionen und der drei möglichen Zustände finden Sie unter Aufgabentypen: Qualitätsprüfung.
Qualitätskriterien für optimale Auffindbarkeit
Metadaten pflegen
- Stellen Sie eine einheitliche Schreibweise von Titeln und Namen sicher
- Ergänzen Sie fehlende bibliografische Angaben
- Überprüfen Sie Kennungen (DOI, ISBN) auf Korrektheit
- Prüfen Sie PDF-Dateien auf durchsuchbaren Text
Inhaltlich erschließen
- Ordnen Sie passende Kategorien für die fachliche Suche zu
- Vergeben Sie relevante und einheitliche Schlagworte
- Pflegen Sie wichtige Verknüpfungen:
- Ordnen Sie Publikationen in Buchreihen ein
- Verknüpfen Sie verschiedene Auflagen miteinander
- Verweisen Sie auf inhaltlich verwandte Werke
So organisieren Sie Reviews im Team
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Verantwortlichkeiten definieren
- Legen Sie fachliche Zuständigkeiten fest
- Vereinbaren Sie den Prozess für die Qualitätskontrolle
- Nutzen Sie wiederkehrende Aufgaben für regelmäßige Routinen
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Regelmäßige Review-Zyklen etablieren
- Planen Sie feste Zeiten für Reviews ein, zum Beispiel wöchentlich einen Zeitslot zur Kontrolle
- Dokumentieren Sie Vertretungsregelungen
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Kontinuierliche Verbesserung sicherstellen
- Stimmen Sie sich regelmäßig im Team ab
- Dokumentieren Sie vereinbarte Konventionen und häufige Fehler
- Passen Sie die Prozesse bei Bedarf an
Librario Reports, um Qualitätsprobleme zu identifizieren
Im Administrationsbereich (Klicken Sie oben rechts auf das Benutzersymbol und wählen Sie dann “Unser Konto”) bietet Librario einen systematischen Überblick über mögliche Qualitätsprobleme:
Empfehlungen prüfen
Librario analysiert Ihren Bestand kontinuierlich und zeigt Handlungsempfehlungen für verschiedene Bereiche. Zum Beispiel:
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Unvollständige Metadaten:
- Publikationen ohne Autor:innen
- Publikationen ohne Veröffentlichungsjahr
- Publikationen ohne Sprachangabe
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Mögliche Duplikate:
- Doppelte Dateien
- Mehrfach erfasste ISBN-Nummern
- Mehrfach erfasste DOIs
Zu jeder Empfehlung können Sie direkt die betroffenen Publikationen einsehen und bearbeiten.
Regelmäßige Aufgaben durchführen
Der Administrationsbereich bietet zudem direkten Zugriff auf wichtige Verwaltungsaufgaben, wie zum Beispiel:
- Autor:innen und Herausgeber:innen verwalten: Inkonsistente Namensschreibweisen bereinigen
- Kategorien verwalten: Taxonomie pflegen und Kategorien bei Bedarf zusammenführen
- Standorte verwalten: Leihexemplare an den richtigen Standorten organisieren
Häufige Herausforderungen
Herausforderung: Zu viele Publikationen im Review
Lösung:
- Priorisieren Sie nach Wichtigkeit
- Verteilen Sie die Last auf mehrere Schultern
- Planen Sie dedizierte Review-Zeiten ein
Herausforderung: Inkonsistente Kategorisierung
Lösung:
- Erstellen Sie einen Kategorisierungsleitfaden und machen Sie ihn im Team bekannt
- Nutzen Sie die Kategorien-Verwaltung im Administrationsbereich, um Kategorien zusammenzuführen oder umzubenennen
Herausforderung: Fehlendes Fachwissen
Lösung:
- Identifizieren Sie Expert:innen in Ihrer Organisation und binden Sie sie in den Review-Prozess ein
- Dokumentieren Sie spezielle Anforderungen