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Dokumentation

Konto-Einstellungen

Die Konto-Einstellungen in Librario ermöglichen die zentrale Verwaltung verschiedener Aspekte Ihrer Bibliothek auf Konto-Ebene (Account-Ebene). Änderungen in den Konto-Einstellungen wirken sich auf alle Benutzer:innen und Prozesse in Ihrer Librario-Instanz aus.

Nur für Administrator:innen

Die Konto-Einstellungen können nur von Benutzer:innen mit Administrator-Rolle vorgenommen werden.

Zugriff auf die Konto-Einstellungen

So erreichen Sie die Konto-Einstellungen:

  1. Klicken Sie oben rechts auf das Benutzersymbol
  2. Wählen Sie “Unser Konto” aus dem Dropdown-Menü
  3. Klicken Sie im Dashboard auf “Einstellungen”

Verfügbare Einstellungen

Allgemeine Kontoinformationen

  • Name des Unternehmens
  • Logo/Markenzeichen Ihres Unternehmens Diese wird auf dem Login-Bildschirm angezeigt

Early-Adopter-Programm

Das Early-Adopter-Programm ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die neuesten Funktionen von Librario, noch bevor diese allgemein verfügbar sind.

Experimentelle Funktionen

Die aktivierten Funktionen befinden sich noch in der Entwicklung. Die Aktivierung wirkt sich auf das gesamte Konto aus. Für experimentelle Funktionen kann keine Garantie für Stabilität übernommen werden. Ihr Feedback hilft uns, diese Funktionen für alle Kunden zu verbessern.

Die Teilnahme am Programm können Sie jederzeit aktivieren oder deaktivieren.

Leihexemplare

Im Bereich Leihexemplare können Sie zentrale Einstellungen für die Verwaltung physischer Medien vornehmen:

Detaillierte Informationen zur Verwaltung von Leihexemplaren finden Sie in der Leihexemplar-Dokumentation.

Willkommensnachricht

Die Willkommensnachricht erscheint auf der Startseite und wird allen angemeldeten Benutzer:innen angezeigt. Sie eignet sich besonders für:

  • Vorstellung der Bibliothek und ihrer Services
  • Erläuterung des Prozesses für Literaturbestellungen
  • Kommunikation wichtiger Bibliotheksregeln
  • Kontaktinformationen des Bibliotheksteams
  • Aktuelle Hinweise und Ankündigungen

Die Nachricht kann mit Markdown formatiert werden, um wichtige Informationen hervorzuheben und zu strukturieren. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um Ihre Willkommensnachricht übersichtlich zu gestalten.

Aufgabenverwaltung

In Tarifen mit erweiterter Aufgabenverwaltung steuern Sie hier, wie Librario automatisch erzeugte Aufgaben verteilt und mit welchen Fristen es sie versieht. Welche Aufgabentypen es gibt, beschreibt die Seite Aufgabentypen.

Automatische Zuweisung. Für drei Kategorien legen Sie fest, wem neu entstehende Aufgaben zugewiesen werden:

  • Datenqualität – Qualitätsprüfungen, Dublettenprüfungen und Datenqualitäts-Übersichten
  • Fehlgeschlagene Importe – Aufgaben aus fehlgeschlagenen Importen
  • Benutzeranfragen – Hauspost-Bestellungen und Fehlermeldungen aus dem Kollegium

Qualitätsprüfungen importierter Datensätze gehören zu *Datenqualität*

Die Qualitätsprüfungen, die Librario nach einem erfolgreichen Import automatisch anlegt, fallen unter Datenqualität – gemeinsam mit manuell angeforderten Qualitätsprüfungen sowie den Dubletten- und Datenqualitäts-Hinweisen. Die Kategorie Fehlgeschlagene Importe enthält dagegen nur Aufgaben aus abgebrochenen Importen. Wenn Sie steuern möchten, wem importierte Datensätze zur Prüfung zugewiesen werden, stellen Sie das daher unter Datenqualität ein. Die Strategie Dem Ersteller zuweisen (Zuweisung an die Person, die den Import angestoßen hat) steht nur bei Fehlgeschlagene Importe zur Verfügung.

Je Kategorie wählen Sie zwischen Nicht zuweisen (die Aufgabe wartet unzugewiesen im Kanban-Board), Zufällig einer:m Bibliothekar:in zuweisen und Einer festgelegten Person zuweisen. Fehlgeschlagene Importe lassen sich zusätzlich der Person zuweisen, die den Import angestoßen hat.

Bearbeitungsfristen. Für Hauspost-Bestellungen, Qualitätsprüfungen und fehlgeschlagene Importe legen Sie eine Frist in Geschäftstagen fest. Librario berechnet daraus das Fälligkeitsdatum jeder neuen Aufgabe; überfällige Aufgaben hebt das Kanban-Board farblich hervor. Im Einstellungsdialog heißt dieser Bereich SLA-Fristen für Aufgaben.

Single Sign-on mit Microsoft

Single Sign-on (SSO) ermöglicht Ihren Mitarbeitenden die Anmeldung bei Librario mit ihren gewohnten Microsoft-Zugangsdaten. Dies bietet mehrere Vorteile:

  • Keine separaten Passwörter für Librario erforderlich
  • Automatische Kontenverwaltung über Microsoft Entra ID
  • Erhöhte Sicherheit durch zentrale Zugriffskontrolle
  • Vereinfachtes Onboarding neuer Mitarbeitender

Die detaillierte Einrichtung und Konfiguration ist in der SSO-Dokumentation beschrieben.

KI-Assistenten (MCP)

Über die Anbindung per Model Context Protocol können KI-Assistenten wie Claude und ChatGPT in Ihrer Bibliothek recherchieren. Hier legen Sie kontoweit fest, ob KI-Assistenten sich überhaupt mit Ihrem Konto verbinden dürfen — die Einstellung gilt für alle Benutzer:innen.

Sie wählen zwischen zwei Optionen:

  • „KI-Assistenten dürfen sich mit diesem Konto verbinden.” (Voreinstellung): Ihre Nutzer:innen richten ihre Verbindungen selbst ein und verwalten sie auf der Integrationen-Seite.
  • „KI-Assistenten sind für dieses Konto deaktiviert.”: Die Anbindung ist kontoweit abgeschaltet — das greift sofort für alle Benutzer:innen. Jede Anfrage eines KI-Assistenten wird abgewiesen, und neue Verbindungen sind nicht möglich.

Dieser Schalter ist die kontoweite Hauptsteuerung; das Verbinden und Widerrufen einzelner Verbindungen bleibt Sache der jeweiligen Person. Eine Deaktivierung löscht keine Verbindungen — bestehende Verbindungen werden nur pausiert und funktionieren nach dem Wiederaktivieren ohne erneute Anmeldung weiter.

Best Practices

  • Überprüfen Sie die Einstellungen regelmäßig auf Aktualität
  • Dokumentieren Sie vorgenommene Änderungen
  • Testen Sie neue Einstellungen mit einem Test-Account
  • Informieren Sie Ihre Nutzer:innen über relevante Änderungen

Markdown-Formatierung

Viele Textfelder in den Konto-Einstellungen unterstützen Markdown zur Formatierung. Sie können damit Ihre Texte strukturieren und hervorheben. (**fett**, *kursiv*, [Link](https://example.com) etc.)