Aufgabentypen
Librario kennt verschiedene Aufgabentypen. Einige legen Sie und Ihr Team selbst an, andere erzeugt Librario automatisch – nach einem Import oder bei der täglichen Prüfung Ihres Bestands. Jeder Typ hat einen klar umrissenen Zweck und einen vordefinierten Status-Ablauf; einige zeigen sich zusätzlich direkt auf den Publikations- und Beitragenden-Seiten (Beitragende sind z. B. Autor:innen oder Herausgeber:innen).
Überblick
| Aufgabentyp | Wie sie entsteht |
|---|---|
| Fehlermeldung | Ein:e Kolleg:in meldet einen Metadatenfehler |
| Hauspost-Bestellung | Ein:e Kolleg:in bestellt ein physisches Exemplar |
| Allgemeine Aufgaben | Sie legen sie von Hand an |
| Qualitätsprüfung | „Prüfung anfordern” oder automatisch nach einem Import |
| Dublettenprüfung | Tägliche Prüfung auf doppelte DOI, ISBN oder Datei |
| Datenqualitäts-Übersicht | Tägliche Prüfung auf lückenhafte Metadaten |
| Fehlgeschlagener Import | Tägliche Prüfung auf abgebrochene Importe |
| Wiederkehrende Aufgaben | Aus einer von Ihnen angelegten Vorlage |
Alle Aufgaben erscheinen im Kanban-Board, das nur Bibliothekspersonal sieht. Fehlermeldungen und Hauspost-Bestellungen sehen zusätzlich die anfordernde Person – auf der jeweiligen Publikationsseite und in der Übersicht Meine Bestellungen.
Manuell angelegte Aufgaben
Fehlermeldung
Wenn ein:e Kolleg:in einen Fehler in den Metadaten einer Publikation oder eines:r Beitragenden entdeckt (zum Beispiel falsche Jahreszahl, fehlende Autor:in, Tippfehler im Titel), kann sie über die Aktion Fehler melden eine kurze Beschreibung hinterlassen.
Librario legt daraufhin eine Aufgabe vom Typ Fehlermeldung an, ordnet sie der zuständigen Person zu und benachrichtigt sie. Die meldende Person sieht den Bearbeitungsstand beim nächsten Aufruf der Publikationsseite.
Automatische Zuweisung
In Tarifen mit erweiterter Aufgabenverwaltung steuern Administrator:innen in den Konto-Einstellungen, wem neue Fehlermeldungen zugewiesen werden – unter Automatische Zuweisung → Benutzeranfragen. Zur Wahl stehen: niemandem zuweisen (die Aufgabe wartet unzugewiesen im Kanban-Board), zufällig einer:m Bibliothekar:in oder einer festgelegten Person.
Qualitätsprüfung
Die Qualitätsprüfung dokumentiert, ob eine Publikation oder ein:e Beitragende:r im aktuellen Zustand redaktionell freigegeben ist. Auf Detailseiten zeigt die Qualitätsprüfungs-Karte den aktuellen Prüf-Status (“Nicht geprüft” oder “Geprüft”, inkl. Datum der letzten Prüfung) und bietet im Footer zwei Aktionen:
- Als geprüft markieren – setzt den Status sofort auf “Geprüft” und schließt eine eventuell offene Prüfaufgabe.
- Prüfung anfordern – legt eine offene Qualitätsprüfungs-Aufgabe an, die später jemand bearbeiten kann. Sinnvoll, wenn jemand anderes mit dem Thema vertrauter ist oder die Prüfung erst nach einer Klärung erfolgen soll.
Prüfung anfordern steht auch nach einer “Geprüft”-Markierung weiterhin zur Verfügung – etwa wenn nach einer Änderung an Metadaten eine neue Prüfung notwendig wird. Existiert bereits eine offene Prüfaufgabe, verlinkt der Karten-Footer direkt darauf.
Sichtbarkeit der Qualitätsprüfungs-Karte
Die Qualitätsprüfungs-Karte wird nur Administrator:innen und Bibliothekar:innen angezeigt. Reguläre Benutzer:innen sehen sie nicht – sie ist ein internes Kontrollwerkzeug.
Prüfaufgaben aus Importen
Nach jedem Import legt Librario für die importierten Publikationen automatisch je eine Qualitätsprüfungs-Aufgabe an. Diese automatische Erzeugung lässt sich nicht abschalten – sie stellt sicher, dass kein importierter Datensatz unbemerkt ungeprüft bleibt.
Steuern lässt sich aber, wie präsent die Aufgaben sind: In den Konto-Einstellungen wählen Administrator:innen unter Automatische Zuweisung → Datenqualität die Strategie „Nicht zuweisen”. Die Prüfaufgaben warten dann unzugewiesen im Kanban-Board, ohne jemanden zu benachrichtigen – Ihr Team arbeitet sie gesammelt ab. Eine einzelne Aufgabe zu löschen hält den nächsten Import nicht auf; er erzeugt erneut Prüfaufgaben.
Librario setzt außerdem ein Fälligkeitsdatum: Die Bearbeitungsfrist (im Konto-Einstellungsdialog SLA-Fristen für Aufgaben genannt) legt fest, wie viele Geschäftstage nach Entstehung die Aufgabe fällig wird. Überfällige Aufgaben hebt das Board farblich hervor.
Abgeschlossene Prüfungen nicht löschen
Eine abgeschlossene Qualitätsprüfung ist der dauerhafte Nachweis, dass eine Publikation oder ein:e Beitragende:r zu einem bestimmten Zeitpunkt geprüft wurde. Löschen Sie eine solche Aufgabe, geht dieser Nachweis dauerhaft verloren. Schließen Sie eine Prüfung daher über Als geprüft markieren ab, nicht über das Löschen.
Hauspost-Bestellung
Wenn ein:e Kolleg:in eine physische Ausgabe einer Publikation in die Hauspost bestellen möchte, klickt sie auf der Publikationsseite auf Hauspost-Bestellung und füllt das Formular aus (gewünschtes Lieferdatum, Bestellnotiz). Librario legt daraufhin eine Aufgabe vom Typ Hauspost-Bestellung an und benachrichtigt die für Hauspost zuständigen Personen.
Der typische Ablauf:
- Anfordern. Kolleg:in stellt die Bestellung; Aufgabe landet in der Spalte “Offen”.
- Verpacken. Bibliothekspersonal nimmt die Aufgabe auf und versendet das Exemplar; Aufgabe wandert in “In Bearbeitung”.
- Bestätigen. Sobald die Hauspost-Bestellung ausgeliefert ist, wird die Aufgabe als erledigt markiert; die anfordernde Person erhält eine Benachrichtigung.
Reguläre Benutzer:innen können ihre eigenen Hauspost-Bestellungen auf der Publikationsseite jederzeit einsehen – Status und Lieferdatum inklusive.
Automatische Zuweisung und Fälligkeit
In Tarifen mit erweiterter Aufgabenverwaltung steuern Administrator:innen in den Konto-Einstellungen, wem Hauspost-Bestellungen zugewiesen werden – unter Automatische Zuweisung → Benutzeranfragen. Dort legen sie auch die Bearbeitungsfrist fest (im Konto-Einstellungsdialog SLA-Fristen für Aufgaben genannt): die Anzahl Geschäftstage, nach denen eine Bestellung fällig wird.
Allgemeine Aufgaben
Für alles, was nicht in die strukturierten Typen passt, gibt es allgemeine Aufgaben. Beispiele:
- “Bestand DIN 4109 prüfen – aktuelle Ausgabe einkaufen, alte Ausgabe als historisch markieren”
- “Mit Verlag X klären, ob die Buchreihe Y bis Q3 erscheint”
- “Für die Bauleitung der Tunnelsanierung eine Themenliste zu Tunnelstatik aus den letzten 10 Jahren zusammenstellen”
Allgemeine Aufgaben legen Sie über die Aktion Neue Aufgabe im Aufgaben-Board an. Titel, Beschreibung, Priorität, Fälligkeit und Zuständigkeit sind frei wählbar.
Tipp: Klare Titel sind die halbe Miete
Eine Aufgabe mit dem Titel “DIN-Norm” sagt in zwei Wochen nicht mehr viel aus. Schreiben Sie stattdessen, was konkret zu tun ist und warum, zum Beispiel “DIN 1045-1: Aktuelle Ausgabe als physisches Exemplar bestellen (für die Bauleitung Tunnel-Süd benötigt)”.
Automatisch erzeugte Aufgaben
Einige Aufgaben entstehen ohne Ihr Zutun. Einmal täglich prüft Librario im Hintergrund Ihren Bestand und legt eine Aufgabe an, wenn es etwas findet, das Aufmerksamkeit braucht – doppelte Einträge, lückenhafte Metadaten oder einen abgebrochenen Import.
Wie sich automatisch erzeugte Aufgaben verhalten
Die folgenden Punkte gelten für die drei automatisch erzeugten Aufgabentypen – Dublettenprüfung, Datenqualitäts-Übersicht und fehlgeschlagene Importe:
- Eine offene, noch unbearbeitete Aufgabe wird bei der nächsten Prüfung nicht noch einmal angelegt. Ein großer Rückstand vervielfacht sich also nicht von Tag zu Tag.
- Eine Aufgabe, die Sie löschen oder als erledigt markieren, taucht bei der nächsten Prüfung wieder auf, solange das zugrunde liegende Problem besteht. Das ist Absicht: Librario verliert ein echtes Problem nicht aus den Augen.
- Wollen Sie eine Empfehlung dauerhaft ausblenden, setzen Sie die Aufgabe auf den Status „Ignoriert”. Librario überspringt sie dann. „Ignoriert” unterdrückt allerdings nur die Erinnerung – das zugrunde liegende Datenproblem bleibt bestehen.
Dublettenprüfung
Librario erkennt mögliche Dubletten an drei Merkmalen: einer doppelten DOI, einer doppelten ISBN oder einer inhaltsgleichen Datei. Für jeden Fund legt Librario einmal täglich eine Aufgabe an; sie nennt, wie viele Datensätze das Merkmal teilen. Auf der Aufgabenkarte heißen diese Aufgaben „DOI-Duplikat”, „ISBN-Duplikat” oder „Dateiduplikat”. Ihr Team entscheidet, ob es sich um eine echte Dublette handelt, und führt die Datensätze gegebenenfalls zusammen.
Datenqualitäts-Übersicht
Librario prüft Ihren Bestand außerdem täglich auf lückenhafte Metadaten. Pro Lückenart entsteht eine eigene Aufgabe – etwa Publikationen ohne Autor:in, ohne Erscheinungsdatum, ohne Sprache, ohne Datei oder ohne durchsuchbaren Volltext. Sie sehen also mehrere dieser Aufgaben nebeneinander; auf der Karte tragen sie den Titel „Datenqualität: …” samt der Anzahl betroffener Datensätze.
Diese Anzahl aktualisiert sich bei jeder Prüfung. Sinkt sie auf null – weil Ihr Team die Lücken geschlossen hat –, schließt Librario die Aufgabe von selbst.
Zuweisung der Datenqualitäts-Aufgaben
Dublettenprüfungen und Datenqualitäts-Übersichten fallen in den Zuweisungsbereich Datenqualität – ebenso die Qualitätsprüfungen aus erfolgreichen Importen, nicht in den Bereich Fehlgeschlagene Importe (dort landen ausschließlich abgebrochene Importe). Wie diese Aufgaben verteilt werden, legen Administrator:innen in Tarifen mit erweiterter Aufgabenverwaltung in den Konto-Einstellungen fest – auch hier ist „Nicht zuweisen” möglich. Eine Bearbeitungsfrist haben diese Aufgaben nicht; sie sind Empfehlungen ohne festen Termin.
Fehlgeschlagener Import
Bricht ein Import ab, hält Librario das bei der täglichen Prüfung fest und legt eine Aufgabe „Fehlgeschlagener Import” an. So geht ein misslungener Import nicht unter, sondern landet sichtbar im Board. Sobald der Import erneut angestoßen und erfolgreich abgeschlossen wird, schließt sich die Aufgabe.
Wiederkehrende Aufgaben
Auch wiederkehrende Aufgaben entstehen automatisch – allerdings nicht aus einer täglichen Prüfung, sondern aus einer Vorlage, die Sie selbst anlegen. Diese Funktion gehört zur erweiterten Aufgabenverwaltung. Wie Sie solche Vorlagen einrichten, beschreibt die Seite Wiederkehrende Aufgaben.