Das Kanban-Board

Das Kanban-Board ist die zentrale Übersicht für alle offenen und kürzlich erledigten Aufgaben Ihrer Bibliothek. Es zeigt Aufgaben als Karten in vier Spalten und macht damit auf einen Blick sichtbar, wo etwas steht und worauf gerade jemand wartet.

Die vier Spalten

flowchart LR
  A[Offen] --> B[In Bearbeitung] --> C[In Prüfung] --> D[Geschlossen]
  C -- "Korrektur nötig" --> B

1. Offen. Neu erstellte oder noch nicht aufgenommene Aufgaben. Hier landen Hauspost-Bestellungen, Fehlermeldungen und automatisch erzeugte Qualitätsprüfungen, sobald sie entstehen.

2. In Bearbeitung. Aufgaben, an denen aktiv gearbeitet wird. Sobald sich jemand eine offene Aufgabe schnappt, verschiebt sie sich hierher.

3. In Prüfung. Aufgaben, die fachlich abgeschlossen sind und nur noch eine Freigabe brauchen. Typisch für Importe, bei denen ein Vier-Augen-Prinzip angewendet wird.

4. Geschlossen. Aufgaben, die nicht mehr aktiv sind. Diese Spalte fasst drei Abschluss-Zustände zusammen (siehe unten); sie zeigt nur die jüngsten Einträge. Ältere Aufgaben werden automatisch ausgeblendet, bleiben aber über die Listenansicht und Filter weiterhin auffindbar.

Aufgaben wandern per Drag-and-Drop oder über das Status-Menü auf der Aufgabenkarte zwischen den Spalten.

Die drei Zustände der Spalte „Geschlossen”

Die ersten drei Spalten entsprechen je einem Aufgaben-Zustand. Die Spalte „Geschlossen” fasst dagegen drei Zustände zusammen, die Unterschiedliches bedeuten:

• Erledigt – die Aufgabe wurde erfolgreich abgeschlossen.
• Abgebrochen – die Aufgabe ist hinfällig geworden und wurde verworfen, ohne erledigt zu werden (zum Beispiel ein fehlgeschlagener Import, der zurückgezogen wurde).
• Ignoriert – die Aufgabe wird bewusst nicht weiterverfolgt. Bei automatisch erzeugten Aufgaben hat dieser Zustand eine zusätzliche Wirkung: Er verhindert, dass die tägliche Prüfung dieselbe Aufgabe erneut anlegt (siehe Automatisch erzeugte Aufgaben).

Den Zustand wählen Sie über das Status-Menü auf der Aufgabenkarte.

Die Aufgaben-Karte

Jede Karte fasst die wichtigsten Informationen kompakt zusammen:

• Titel der Aufgabe (zum Beispiel “Qualitätsprüfung: DIN 1045-1 (2024)”)
• Aufgabentyp als Symbol (Qualitätsprüfung, Hauspost-Bestellung, Fehlermeldung, allgemein)
• Zuständige Person mit Avatar – nur Administrator:innen und Bibliothekar:innen können zugewiesen werden
• Fälligkeitsdatum wenn gesetzt; überfällige Aufgaben werden farblich hervorgehoben
• Priorität (Niedrig, Mittel, Hoch) als Badge

Ein Klick auf die Karte öffnet die Detailansicht, in der Beschreibung, Beobachtungen und Statushistorie eingesehen und bearbeitet werden können.

Filter und Suche

Über die Filterleiste am oberen Rand des Boards lässt sich die Anzeige eingrenzen, zum Beispiel:

• Zuständigkeit: Nur eigene Aufgaben, nur Aufgaben einer bestimmten Person, oder nicht zugewiesene Aufgaben
• Aufgabentyp: Nur Qualitätsprüfungen, nur Hauspost-Bestellungen, etc.
• Priorität: Nur Aufgaben mit hoher Priorität
• Volltextsuche über Titel und Beschreibung

Filter lassen sich kombinieren und bleiben nach dem Setzen aktiv, bis Sie sie zurücksetzen.

Listenansicht

Für längere Aufgabenlisten oder zum Export bietet Librario eine tabellarische Listenansicht. Sie zeigt dieselben Aufgaben wie das Board, ist aber sortierbar nach Spalten (Status, Fälligkeit, Priorität, Zuständigkeit, Aufgabentyp) und eignet sich besser für die Bearbeitung großer Mengen.

Zwischen Board und Liste wechseln Sie über die Reiter oben rechts; die aktuell gesetzten Filter werden dabei übernommen.

Benachrichtigungen

Sobald jemand eine Aufgabe zugewiesen bekommt, eine Hauspost-Bestellung den Status ändert oder ein Eintrag mit der eigenen Beobachtung kommentiert wird, erscheint in der Navigationsleiste oben rechts eine Benachrichtigung an der Glocke.

Benachrichtigungen per E-Mail

Damit nichts liegen bleibt, wenn Sie nicht ständig angemeldet sind, bündelt Librario offene Benachrichtigungen zusätzlich in einer E-Mail und schickt sie Ihnen kurz darauf zu. Erfasst werden die Vorgänge, bei denen jemand aktiv werden sollte: eine Ihnen zugewiesene Aufgabe oder eine neu angelegte Aufgabe mit Priorität Hoch.

E-Mail-Benachrichtigungen abschalten

Möchten Sie diese Zusammenfassung nicht (mehr) per E-Mail erhalten, schalten Sie sie in Ihrem eigenen Profil ab:

1. Öffnen Sie über das Menü hinter Ihrem Profilbild oben rechts den Punkt zum Bearbeiten Ihres Profils.
2. Entfernen Sie im Bereich Allgemeine Informationen den Haken bei E-Mail-Benachrichtigungen.
3. Speichern Sie.

Danach erscheinen Benachrichtigungen nur noch an der Glocke, nicht mehr in Ihrem Postfach. Setzen Sie den Haken wieder, kommt die nächste Zusammenfassung wie gewohnt an.