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Integrierte Aufgabenverwaltung

Ihre Bibliotheksarbeit im Fluss

Anschaffungswünsche per E-Mail, Zuruf auf dem Flur, die monatliche Bestandskontrolle im Kopf. Librario bündelt diese Anforderungen auf einem Kanban-Board. Sie arbeiten Aufgaben der Reihe nach ab statt im Sprung zwischen Posteingang und Excel.

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Librario Aufgaben-Board: Kanban-Ansicht mit Spalten Offen, In Bearbeitung, In Prüfung und Erledigt. Karten zeigen Anschaffungswünsche und Dubletten-Hinweise.

Der Engpass

Verstreute Anfragen kosten Fokus

Buchwünsche kommen über E-Mail, Teams-Chat und Flurzuruf. Fehlermeldungen verstecken sich in Antworten auf andere E-Mails. Im Hintergrund stapeln sich Aufgaben, die niemand sieht: nachzupflegende Dubletten, Datensätze mit Lücken, Routinen wie die jährliche Inventur oder die quartalsweise Normenprüfung.

Ohne ein zentrales Board fließen diese Anforderungen aneinander vorbei. Wichtige Bestellungen liegen tagelang im Posteingang, Qualitätsfehler im Katalog werden erst beim nächsten Audit sichtbar, und niemand weiß, wer eigentlich gerade an was arbeitet.

Librario bringt Katalog und Aufgabenverwaltung in einer Oberfläche zusammen. Jede Karte verweist auf den Datensatz, um den es geht. Keine Medienbrüche, kein Copy-Paste von Buchtiteln in ein separates Ticket-Tool.

Die Funktionen

Von der Anfrage bis zur Erledigung

  • Nutzeranfragen bündeln

    Kolleg:innen stellen Anschaffungswünsche und Hauspost-Bestellungen direkt aus der Publikationsseite oder der Suche heraus. Fehlermeldungen zu Metadaten landen ebenfalls strukturiert auf dem Board. Die anfordernde Person sieht den Bearbeitungsstand jederzeit auf der Publikationsseite. Das E-Mail-Ping-Pong entfällt.

  • Datenqualität im Hintergrund

    Librario prüft Ihren Bestand regelmäßig auf doppelte Kennungen (ISBN, DOI, identische Datei), lückenhafte Metadaten und abgebrochene Importe. Jeder Fund landet als konkrete Aufgabe auf dem Kanban-Board.

  • Erst nutzen, dann prüfen

    Nach jedem Import entsteht automatisch eine Qualitätsprüfungs-Aufgabe. Die Publikation steht trotzdem sofort zur Verfügung; die Prüfung erledigt jemand, wenn Zeit dafür ist. Keine Aufgabe geht verloren, und nachgereichte Korrekturen bleiben sichtbar.

  • Routinen automatisieren

    Inventur einmal im Jahr. Normen quartalsweise prüfen. Neue Zeitschriftenausgaben montags einpflegen. Solche wiederkehrenden Routinen legen Sie als Vorlage einmal an, Librario erzeugt die konkrete Aufgabe zum richtigen Zeitpunkt. Frequenz, Fälligkeit und Zuständigkeit sind frei wählbar.

Die Arbeitsweise

Weniger suchen, mehr erledigen

01 · ÜBERSICHT

Was offen ist, ist sichtbar

Ein Kanban-Board zeigt auf einen Blick, was offen ist, was gerade läuft und was als Nächstes ansteht. Priorität und Fälligkeit stehen auf jeder Karte. Überfällige Aufgaben hebt das Board farblich hervor.

02 · BEDIENUNG

Maske passt zur Aufgabe

Dublettenprüfung, Hauspost-Bestellung, Qualitätsprüfung: jeder Aufgabentyp hat eine eigene Detailansicht mit genau den Feldern, die für diese Aufgabe relevant sind. So arbeiten Sie eine Liste in wenigen Klicks ab.

03 · TEAMWORK

Im Team statt im Kopf

Aufgaben verteilen sich im Team statt im Kopf einer Person. Wer dran ist und woran, ist sichtbar. So arbeitet jeder an dem, was Priorität hat, nicht an dem, was zufällig auf dem Tisch liegt. Die fachliche Verantwortung bleibt im Team.

04 · TRANSPARENZ

Anfragende sehen ihren Status

Wer eine Hauspost-Bestellung gestellt oder eine Fehlermeldung gemeldet hat, sieht den Bearbeitungsstand auf der Publikationsseite. Ohne Zugang zum Board, ohne Nachfrage per E-Mail.

Anfragen sortiert. Routinen geplant. Den Kopf frei für die Bibliothek.

Sehen Sie in einer Demo, wie ein zentrales Aufgaben-Board E-Mail-Ping-Pong und Excel-Listen ersetzt, von der Anschaffungsanfrage bis zur Qualitätsprüfung.

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