Wiederkehrende Aufgaben

In jeder Bibliothek gibt es Routinen, die in regelmäßigen Abständen anstehen: die jährliche Inventur, die quartalsweise Prüfung von DIN-Normen auf neue Ausgaben, das wöchentliche Einpflegen neuer Zeitschriftenausgaben. Statt diese Aufgaben jedes Mal manuell anzulegen, definieren Sie sie einmal – und Librario erzeugt die konkreten Aufgaben automatisch zum richtigen Zeitpunkt.

Definition versus Instanz

flowchart LR
  A[Definition] -- "Spawn-Zeitpunkt erreicht" --> B[Aufgabe-Instanz]
  B --> C[Kanban-Board / Spalte 'Offen']

Bei wiederkehrenden Aufgaben gibt es zwei Begriffe, die wir auseinanderhalten:

• Definition. Die Vorlage. Sie beschreibt, was zu tun ist, wie oft und wer zuständig ist. Definitionen werden separat verwaltet und tauchen nicht im normalen Aufgaben-Board auf.
• Aufgabe-Instanz. Ein konkretes Vorkommen, das aus einer Definition erzeugt wurde. Instanzen verhalten sich wie jede andere Aufgabe – sie tauchen im Kanban-Board auf, haben einen Status, eine Fälligkeit und eine zuständige Person.

Anlegen, ändern, pausieren

Wiederkehrende Definitionen verwalten Sie unter Aufgaben → Wiederkehrend. Eine neue Definition braucht:

• Titel der erzeugten Aufgabe (zum Beispiel “Inventur Q-Anfang”)
• Frequenz – wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich
• Tag – an welchem Wochentag, Tag im Monat oder Tag im Quartal die Aufgabe entstehen soll
• Zuständige Person – muss Administrator:in oder Bibliothekar:in sein
• Fälligkeit in Tagen – wie viele Tage nach Entstehung die Aufgabe fällig ist

Definitionen lassen sich jederzeit pausieren – dann werden keine neuen Aufgaben erzeugt, bestehende Instanzen bleiben aber im Board.

Drei Beispiele

1. DIN-Normen quartalsweise prüfen. Definition mit Frequenz “Quartal”, Tag “1. Tag des Quartals”, Fälligkeit “14 Tage”. Erzeugt am 1. Januar, 1. April, 1. Juli und 1. Oktober eine Aufgabe “DIN-Normen auf neue Ausgaben prüfen”, die innerhalb von zwei Wochen erledigt sein soll.

2. Inventur einmal jährlich. Frequenz “Jahr”, Tag “1. Februar”, Fälligkeit “30 Tage”. Liefert pünktlich nach dem Geschäftsjahresende die Inventur-Aufgabe, mit ausreichend Puffer für die Durchführung.

3. Neue Ausgaben der Zeitschrift “Der Bauingenieur” einpflegen (wöchentlich). Frequenz “Woche”, Tag “Montag”, Fälligkeit “3 Tage”. Erinnert montags daran, die im Lauf der Woche eingetroffenen Hefte zu katalogisieren, zu scannen und mit dem Zeitschriften-Stammdatensatz zu verknüpfen.

Was passiert beim Spawn?

Wenn der Zeitpunkt erreicht ist, erzeugt Librario aus der Definition eine konkrete Aufgaben-Instanz – mit kopierter Beschreibung, Priorität und Fälligkeitsberechnung. Die Instanz landet in der Spalte “Offen” und wird der in der Definition hinterlegten Person zugewiesen.