Publikationen importieren

Als Bibliothekspersonal können Sie Publikationen auf verschiedene Weise in Librario importieren. Dieser Leitfaden erklärt die verfügbaren Importmethoden und wie Sie den Status Ihrer Importe überwachen und verwalten können.

Importmethoden im Überblick

Leere Importieren-Übersichtsseite: Anzeige bei keine vorhandenen Importe mit Hinweis, einen neuen Import über eine der drei verfügbaren Methoden zu starten. — Die drei Wege zum Hinzufügen von Publikationen, mit einer Übersicht der letzten Importvorgänge

Da in vielen Organisationen die Bibliothek nur von einer oder wenigen Personen betreut wird, bietet Librario drei Wege zum Hinzufügen von Publikationen – geordnet nach Effizienz und Zeitaufwand:

PDF-Dateien importieren (empfohlen)
Der effizienteste Weg neue Publikationen zu erfassen: PDF-Dateien per Drag & Drop hochladen, intelligente Extraktion der Metadaten, ideal für die Massenverarbeitung.
Mit Kennung importieren
Perfekt für Publikationen mit bekannten Kennungen: schnelle Erfassung über ISBN, DOI oder PubMed-ID mit automatischer Metadatenanreicherung.
Manuell erstellen
Die flexible Option für Spezialfälle: vollständige Kontrolle über alle Metadaten, ideal für spezielle oder historische Publikationen ohne Kennungen.

Hinweis zur automatischen Metadaten-Anreicherung

Die automatische Anreicherung mit Metadaten aus dem Internet ist von der Verfügbarkeit externer Quellen abhängig. Librario sucht dabei nach besten Möglichkeiten nach passenden Informationen, kann aber keine Garantie für Vollständigkeit oder Verfügbarkeit geben.

Publikationsimporte

Importieren-Übersichtsseite mit vorhandenen Importen: Drei-geteilte Ansicht mit Import-Optionen links, Filterliste oben und Tabelle der abgeschlossenen Importe mit Status-Informationen. — Auf der rechten Seite sind die letzten Publikationsimporte mit ihrem Status gelistet.

Jeder Import in Librario durchläuft verschiedene Statusänderungen, die Sie überwachen und steuern können. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle über den Importprozess, besonders bei größeren Datenmengen.

Ablauf: Wartend → In Bearbeitung → Abgeschlossen

Übersicht der Import-Status

Status	Bedeutung	Mögliche Aktionen
Wartend	Die Publikation wurde zum Import vorgemerkt. Die Verarbeitung beginnt automatisch.	Abbrechen: Import abbrechen, wenn er nicht mehr benötigt wird; Löschen: Importvorgang komplett entfernen
In Bearbeitung	Der Import wird aktiv verarbeitet. Metadaten werden extrahiert und angereichert.	Abbrechen: Verarbeitung stoppen, wenn sie zu lange dauert; Löschen: Importvorgang komplett entfernen
Abgeschlossen	Der Import wurde erfolgreich abgeschlossen. Die Publikation ist in der Bibliothek verfügbar.	Publikation überprüfen und bei Bedarf ergänzen
Fehlgeschlagen	Ein Fehler ist während der Verarbeitung aufgetreten.	Erneut versuchen: Import erneut starten; Abbrechen: Import endgültig abbrechen; Details anzeigen: Fehlerinformationen einsehen
Abgebrochen	Der Import wurde manuell abgebrochen. Bei abgebrochenen Importen wird eine leere Publikation erstellt, die Sie manuell vervollständigen können.	Erneut versuchen: Import mit denselben Daten neu starten

Praxistipp: Tipps für einen effizienten Import-Workflow

Um den Import-Prozess zu optimieren und eine hohe Datenqualität zu gewährleisten, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

Vorbereitung: Sammeln Sie alle notwendigen Informationen und Dateien vor dem Import
Batch-Verarbeitung: Importieren Sie ähnliche Publikationen gemeinsam, um einheitliche Metadaten zu vergeben
Status-Überwachung: Prüfen Sie regelmäßig den Status Ihrer Importe und bearbeiten Sie fehlgeschlagene Importe zeitnah
Qualitätskontrolle: Etablieren Sie einen Review-Prozess für neue Publikationen
Dokumentation: Halten Sie Ihre Import-Richtlinien schriftlich fest, besonders wenn mehrere Personen Publikationen importieren

Mit diesen Tipps und den verschiedenen Import-Methoden können Sie Ihre Bibliothek effizient aufbauen und pflegen.

Für die laufende Qualitätssicherung importierter Publikationen empfehlen wir die Qualitätsprüfung über das Aufgaben-System: In Tarifen mit erweiterter Aufgabenverwaltung erzeugt Librario nach jedem abgeschlossenen Import automatisch eine Qualitätsprüfungs-Aufgabe – das Bibliothekspersonal kann die neu importierten Publikationen direkt im Anschluss systematisch sichten und als geprüft markieren.